המשרד, הגרסה הביתית: כך תעבדו נכון מרחוק
למרות ההקלות האחרונות בהתמודדות עם הקורונה, רבים מאיתנו ממשיכים לעבוד מהבית גם בימים אלה. קבלו כמה טיפים חשובים איך לעשות זאת בצורה יעילה, כדי שגם אתם וגם הבוס תהיו מרוצים
מגפת הקורונה מאלצת רבים מאיתנו להסתגל לסביבת עבודה חדשה - הבית. אף על פי שההקלות האחרונות מאפשרות לפתוח מקומות עבודה תחת מגבלות, ההמלצה המנחה נותרה בעינה: מי שיכול לעבוד מהבית - שיעשה זאת. חברות רבות לא ממהרות לחזור לעבודה באופן מלא מהמשרד ונראה שהעבודה מרחוק הולכת להישאר איתנו בזמן הקרוב, וכנראה גם בטווח הרחוק יותר.
- הקורונה מכה גם בצעירים: איך מונעים התפתחות של דור אבוד בישראל?
אז אחרי שסיימתם להכין פינת עבודה ייעודית והתלבשתם בבוקר כאילו אתם הולכים לעבודה, יש עוד כמה דברים שאפשר לעשות כדי להפוך את העבודה מהבית ליעילה, נעימה וקלה אף יותר. בדקנו עם מומחים איך לשפר תהליכים ולרתום את הטכנולוגיה כדי לעבוד בצורה טובה גם מהבית. לפניכם ההמלצות העיקריות:
תגדירו יעדים ברורים וקצרי מועד
כשאתם עובדים מהבית כדאי לקבוע לעצמכם יעדים שניתן להשלים באופן מהיר - תוך שבוע או שבועיים או אפילו יעדים יומיים מאחר שקל יותר לשמור ככה על פוקוס. "אם יש לכם פרויקטים גדולים על הפרק, נסו לחלק אותם לתתי־משימות עם דד-ליינים קרובים יותר", מציע רועי לטקה, מנהל פיתוח תוכן בג'ולט.
תציבו גבולות דיגיטליים ותנהלו את המשימות שלכם
בעבודה מהבית צריך להתאמץ להגדיר גבולות מאחר שאין את ההפרדה של בית ועבודה, הכל מעורבב. ילדים שצצים ברקע בשיחות זום הפכו למראה מקובל, ולכן יש להציב "גבולות דיגיטליים". אפשר למשל לכבות את כל ההתראות לאחר זמן מסוים, או להשתיק את כל הפלטפורמות האחרות שלכם במהלך שיחות או עבודה ממוקדת, בהתאם למה שמוגדר על ידי הצוות שלכם. "שרטוט גבולות שכל הצוות מסכים עליהם מונע שחיקה ומבטיח איזון בריא בחיי העבודה", אומרת טארה גילברט, מנהלת צוות שירות לקוחות מרוחק ב-Monday.com. "תפעילו את מצב 'אל תפריע' במהלך פגישות ותקופות של עבודה ממוקדת, תתאימו את הודעות הדוא"ל, שולחן העבודה והאפליקציות שלכם, ותחשבו איך התקשורת שלכם עשויה להשפיע על אחרים".
לדברי לטקה, "כדאי לאמץ את שיטת הקנבן (Kanban) שמשמעותה ביפנית היא 'שלט' או 'פתק'. מדובר בשיטה פשוטה ונפלאה לניהול משימות. יש לא מעט שירותים שמאפשרים לעשות זאת באופן דיגיטלי, אבל דף נייר יספיק. חלקו את הדף לשלושה חלקים: כל המשימות שלי/ משימות בטיפול/ משימות שסיימתי. תפתחו כל בוקר בהעברת משימות מרשימת 'כל המשימות שלי' לרשימת 'משימות בטיפול' - אלו יכולות להיות גם שתיים או שלוש משימות בלבד. המטרה שלכם היא להעביר בהדרגה את כל המשימות ל'משימות שסיימתי'". המלצה נוספת היא להשתמש בכלים דיגיטליים משותפים לניהול משימות: שירותים כמו monday, Trello, Notion ו־Asana יאפשרו לכם לערוך רשימת משימות ויעדים, לעקוב אחריהם באופן ברור, להצמיד להם אחראים ולהביט באופן עקבי בקצב ההתקדמות. רוב הכלים האלו מציעים מודל חינמי בסיסי.
תייעלו את הפגישות
מכיוון שבעבודה מהבית אין פגישות אקראיות, שיחות מסדרון ואי-אפשר "לקפוץ" לראות מישהו במשרד, פגישות בווידיאו או בטלפון הופכות להיות חלק קריטי מיום העבודה. כדי להגביר את היעילות, נסו להפיק את המיטב מהפגישות האלה שמתקיימות מהבית וכך תוכלו לחסוך גם זמן חשוב. "לפגישות היעילות ביותר יש מטרה ברורה ולכן כדאי להגדיר מראש עבור מה הפגישה מיועדת כבר בכותרת ובתיאור הזימון.
לפני הפגישה אפשר לשתף תזכורות ומסמכים הנוגעים לנושא, או לכתוב נקודות חשובות במהלכה בצ'אט הוועידה. זה עוזר לעקוב אחרי הערות ומשימות שהוסכמו, בלי לחזור אחורה", אומרת עדי קריסטל מנהלת תחום Microsoft365 במיקרוסופט ישראל. לדבריה, אם זה מקובל בארגון כדאי להקליט את השיחה בשביל לחזור אליה לסיכום הפגישה או להעביר הלאה למי שלא נכח וזקוק למידע שהועבר. אמנם וידיאו מגביר את שיתוף הפעולה בפגישות אבל אם יש לכם רוחב פס מוגבל, כבו את הווידיאו כדי לשמור על אודיו באיכות גבוהה. כמו כן, אל תשכחו לעקוב אחרי כפתור השתקת המיקרופון אצלכם במהלך פגישות.
תגוונו את המפגשים הווירטואליים
בעבודה מהבית המטרה היא לשלב ולנצל הרבה פתרונות טכנולוגיים כדי ליצור חווייה דיגיטלית מלאה וטובה. "החוכמה היא לשלב את מה שמתאים בקונטקסט הנכון יחד עם הממד האנושי, החוויה הטבעית ושיטת העבודה המתאימה", אומרת דפנה גוטשלק, סמנכ"לית פיתוח המשאב האנושי באמדוקס ישראל, שבעבר גם ניהלה את תוכניות החדשנות של החברה. ב-Zoom, למשל, אפשר תוך כדי סדנא להרים בד ציור דיגיטלי (whiteboard) ולנהל דיון פתוח. אפשר גם תוך כדי סשן להתפצל לקבוצות תוך שימוש בפונקציית ה-Breakout Rooms, ולשלב תוכנות כמו Mentimeter כדי לאפשר אינטראקציה עם המשתתפים בצורה ויזואלית תוך שאלות לקהל, ביצוע "סקרים" או הצבעות בזמן אמת, או פשוט על מנת להפוך את הסשן לקליל יותר ופורמלי פחות.
פיצול מסכים בווידיאו
לדברי אושרי מויאל, CTO בחברת Atera המציעה שירות התחברות מרחוק של עובדים למחשב במשרד, "על מנת לצפות בכל המסכים ולא לפספס דבר, אני משתמש באפשרות ניצול המסכים. כך מתאפשר לי לצפות במצגת של הדיון, שאותה גם ניתן לשתף באמצעות הזום, לצד הווידיאו של האנשים המשתתפים בדיון. כך אני יכול לייצר את התחושה של דיון פיזי הלכה למעשה, שבו ניתן לראות ולשמוע את תגובות המשתתפים לצד השקפים המדוברים".
תגדירו ותשתפו סדר יום ביומן
כאמור, בשבועות האחרונים הבית שבו אנחנו חיים הפך להיות המשרד ולהפך. התוצאה: קל מאוד להתחיל לעבוד אבל קשה לדעת מתי לסיים. לכן, כדאי להגדיר שעה ביום שבה מפסיקים לעבוד. כמו כן, מומלץ לכתוב בלוח השנה את השגרה היומית החדשה שלכם. "אם אתם רוצים להיות עם הילדים במהלך ארוחת הצהריים, ודאו שזה מופיע בלוח השנה שלכם, כך שאיש לא יפריע לכם ויתזמן פגישה באותה השעה", מציעה דנה פולימר, מנהלת HR ב-Gloat. הורים רבים, שלא מצליחים לשלב עבודה וטיפול בילדים באותו הזמן, מפצלים את היום כך שיוכלו להתמקד בדבר אחד בכל פעם.
שיחות תכופות עם עמיתיכם
קשה להתעדכן כשאין שיחות מסדרון. לכן, אם יש נושא שאתם מטפלים בו בדרך כלל בפגישה אחת לא רשמית, קבעו פגישה חוזרת בנושא באורך של 15 דקות, כל מספר ימים קבוע. "פגישות קצרות יכולות להיות אפקטיביות מבחינת עמידה ביעדים, וגם להגביר את שיתוף הפעולה ותחושת השליטה על המשימות", אומרת קריסטל. בנוסף, חשוב לשמור על היחסים והשיחות הלא־פורמליות גם בעבודה מהבית. שוחחו עם קולגות סתם כדי לשאול מה נשמע, לא בהכרח כדי לדבר על העבודה. נסו לדבר לא רק על קורונה.
תקבעו את דרכי התקשורת בהתאם למטרות
כשהצוות לא נפגש במשרד חשוב מאוד להגדיר ציפיות, יעדים ותאריכי יעד. כולם בצוות צריכים להיות מסונכרנים לגבי המשימות שלהם ולדעת איפה לבדוק עדכונים על פרויקטים. בעבודה מרחוק כלים דיגיטליים הופכים להיות צורת התקשורת העיקרית. יש כלים רבים שיאפשרו את זרימות העבודה, והגדרת הכלים המיועדים לכל סוג של תקשורת תחסוך לכם זמן וטרחה בטווח הרחוק. תשקלו להסתמך על שתיים או שלוש פלטפורמות לכל היותר שישמשו לנושאים עסקיים גדולים ומתמשכים הפתוחים לקהילה רחבה יותר, מרחב לדיונים פתוחים ומעורבות חברתית, וכן דרך לתקשר עם אדם אחד או יותר לשיחות צדדיות מהירות. "הצוות שלנו משתמש ב-Slack לשאלות ותשובות מהירות עם חברי הצוות ותקשורת פורמלית יותר. כדי לתכנן את הפרויקטים אנחנו משתמשים ב-Monday.com, שעוזר לחלק אחריות על כל פרויקט ולתקשר לגבי כל משימה. במקביל, אנחנו משתמשים ב-zoom לפגישות ארוכות ואישיות יותר", אומרת טארה גילברט
תגדירו תחומי אחריות ותקבעו סדרי עדיפויות
בעבודה מרחוק קשה יותר לשאול שאלות המשך מאשר במשרד, ולכן עליכם לוודא שאתם ברורים לגבי מי עושה מה ומתי. גילברט: "אני מציעה לסיים כל שיחה עם סיכום ופרטי פעולה כדי להבטיח שכולם יודעים על מה הם אחראים. עבור ראשי צוותים חשוב להגדיר את היקף העבודה לתקופות הבאות, ולקבוע מספיק זמן כדי לפקח על ההתקדמות ולהעריך מחדש את סדרי העדיפויות במרווחים המתאימים - למשל שיחות וידיאו יומיות, ביקורות שבועיות או דיווחים במדיום אחר".
תמצאו דרכים יצירתיות לשמר תרבות ארגונית
עובדים מגיעים לעבודה לא רק כדי לעבוד. יש משקל עצום לאינטראקציה הבין-אישית, לקפה בבוקר עם קולגה, לשיחות מסדרון, להרמת כוסית, למפגשים חברתיים שסובבים את שגרת העבודה, אך כל אלו נעלמו בימי הקורונה. לכן, יש לייצר אותם באופן מלאכותי. "כדאי ליצור חדר ישיבות וירטואלי שכל אחד יכול להתחבר אליו מתי שירצה, וערוץ שיחה שמותר לדבר בו על הכל חוץ מעבודה. מומלץ גם להמשיך לחגוג אירועים באופן וירטואלי", מציע רועי לטקה. אפשר גם להקים קבוצות שמאגדות עובדים עם תחומי עניין דומים, כמו מועדון קריאה, אימוני כושר משותפים, פגישות קפה או ארוחות צהריים משותפות בווידיאו.
לפנייה לכתב/ת 
