דואר אלקטרוני: טיפים למתקדמים

עם כל הכבוד לגלישה באינטרנט ולמסרים מיידיים, להורדת תוכנות ולשיתוף קבצים, הדואר האלקטרוני הוא עדיין היישום הכי פופולרי באינטרנט ואולי גם החשוב מכולם, לדעת מומחים מסוימים. למרות שאינו חדש, מדובר בתחום מתפתח, אשר נוספים לו שירותים ותכונות חדשות, נפח התיבות גדל והתוכנות משתכללות. ובכל זאת, נדמה שרוב האנשים לא שינו הרבה את אופן השימוש בדוא"ל במהלך השנים האחרונות.

אם אתם משתמשים ב-Outlook ומרגישים שאפשר לעשות איתו יותר, או אם יש מגבלות שונות המפריעות לכם להשתמש טוב יותר בדואר האלקטרוני, הכתבה הזו מיועדת לכם.

הערה: הטיפים מתאימים לגירסאות Outlook 2002-2003, אלא אם כן נאמר אחרת. בחלק מהמקרים תמצאו הסבר שמתאים לגירסאות נוספות של התוכנה.

תיבת Gmail דרך Outlook

אם ההתלהבות סביב Gmail, שירות הדואר של Google, סחפה גם אתכם, ופתחתם תיבה בנפח גיגהבייט (שמן הסתם גם צמחה בינתיים ל-2GB ויותר), ייתכן שכבר הגעתם למסקנה הזו בעצמכם: מדובר במערכת יפה ונוחה אבל רחוקה משלמות. Outlook, חרף כל חסרונותיה, עדיין נוחה יותר וכוללת הרבה יותר אפשרויות.

מה גם שאם יש לכם חשבונות דואר נוספים, אז הניהול שלהם במקביל לחשבון ה-Gmail עלול לבזבז זמן ולגרום בלבול. הפתרון: להשתמש בכל החשבונות, גם זה של Gmail, דרך Outlook. כך תיהנו מכל העולמות: שימוש פשוט מתוכנה אחת, נפח גדול בחינם, וגם ניידות כשצריך.

בניגוד לחשבונות Hotmail ו-MSN שניתן להתחבר אליהם מה-Outlook בקלות יחסית, במקרה של GMail נדרשים כמה שינויים בהגדרות (גישה דומה לחשבון Yahoo,

רשמית לפחות, אפשרית רק אם יש לכם חשבון מסוג Mail Plus, שעולה כסף. בשירותי דואר אחרים האפשרויות משתנות - כדאי לבדוק באתר מה מציעים לכם).

כך תעשו את זה:

א. נכנסים לחשבון ה-Gmail ומקליקים על הקישור Settings (למעלה מימין).

ב. במסך Mail Settings נכנסים ל-Forwarding and POP.

ג. בתוך המסגרת POP Download בוחרים באחת משתי האופציות הראשונות: Enable POP for all mail או

Enable POP only for mail that arrives from now on (הראשונה מעבירה ל-Outlook שלכם גם הודעות שכבר קראתם בתיבת ה-Gmail).

ד. הקליקו על הכפתור Save Changes.

ה. (Outlook 2003) היכנסו ל-Outlook וצרו חשבון POP חדש: כלים>חשבונות דואר אלקטרוני>הוסף חשבון דואר חדש>POP3. הזינו את שמכם, כתובת הדואר שלכם והסיסמא, בדיוק כמו ב-Gmail. בכתובות השרתים לדואר נכנס-יוצא השתמשו בשתי הכתובת הבאות:

• pop.gmail.com
  

• smtp.gmail.com
  

ברירות המחדל של שאר ההגדרות אמורות להתאים. אם יש בעיה היכנסו לעמוד הזה והמשיכו לפי ההוראות מסעיף 7 ואילך.

ו. למשתמשי שאר הגירסאות של Outlook, כולל Outlook Express: בעמוד הזה תמצאו הסבר פשוט ולינק לכלי עזר להגדרה אוטומטית של החשבון.

Outlook אחד, תיבות רבות

השימוש בחשבון ה-Gmail דרך Outlook יראה דומה מאד לשימוש בחשבון של ספק האינטרנט שלכם. ההודעות שתקבלו ייראו דומות וכשתשיבו עליהן או תעבירו אותן הלאה, הן יישלחו דרך שרתי Gmail וכתובת ה-Gmail שלכם תופיע עליהן.

כדי לשלוח הודעות חדשות מ-Outlook תוכלו להגדיר את Gmail כחשבון ברירת המחדל שלכם,

או להקליק לפני משלוח ההודעה על הכפתור חשבונות שליד כפתור שלח (בצד שמאל של סרגל הכלים ב-2003. בגירסאות קודמות ניתן ללחוץ על סמל החץ שליד כפתור שלח ולבחור בחשבון באמצעותו תישלח ההודעה).

אבל זה לא אומר שעליכם להפסיק להשתמש בשירות המקוון וליהנות מיתרונותיו. שימו לב, למשל, שההודעות שתשלחו מחשבון ה-Gmail באמצעות Outlook, ימשיכו להופיע בתיקיית ה-Sent Mail באתר. אם קיבלתם הודעות Gmail ב-Outlook, קראתם אותן והשבתם עליהן, תוכלו למצוא עותקים שלהן - של ההודעות שנתקבלו ושל אלו שנשלחו - בתיבת All Mail, כך שבעצם יש לכם תיעוד מקוון של כל פעילות הדואר שלכם, גם אם היא נעשתה ב-Outlook.

במידת הצורך, תוכלו להשתמש ב-Gmail כשאתם בדרכים - מחוץ לבית ולמשרד, בטיול או בנסיעת עבודה. הכל שם. אם תרצו בכל זאת עותקים של כל ההודעות שתשלחו מהתיבה הוירטואלית, גם בתיקיות ה-Outlook שלכם, אל חשש - בפעם הבאה שתתחברו לחשבון דרך Outlook, התוכנה תוריד למחשב שלכם את התוכן של תיקיות ה-Inbox ואת ההודעות החדשות בתיקיית Sent Mail. אם תרצו, תוכלו אפילו להגדיר כלל (Rule) שיעביר אוטומטית את ההודעות היוצאות לתיקיית "פריטים שנשלחו" (הסבר על יצירת כללים יגיע בהמשך).

הורדה סלקטיבית

כעת, עם לקוח דואר מדוגם שמחובר לתיבת ענק, כל מה שחסר זה חיבור אינטרנט מהיר. בבית ו-או במקום העבודה אנחנו מניחים שיש לכם כזה. אבל מה תעשו כשאין - למשל, בזמן טיול או נסיעת עסקים עם המחשב הנייד, כשכל מה שעומד לרשותכם הוא חיבור באמצעות מודם? איך תורידו את כל ההודעות עם קבצי הענק שנשלחים אליכם עכשיו?

ב-Outlook XP או  2003 הפתרון פשוט: היכנסו לכלים>שלח-קבל, הגדרות שליחה-קבלה (בגירסה 2003 יש להמשיך להגדרת קבוצות שליחה-קבלה).

החלון אליו תגיעו יאפשר לכם להגדיר יותר מפרופיל אחד ולשנות לפי צורך. אם לא עשיתם את זה בעבר ברירת המחדל היא קבוצת כל החשבונות.

בחלון שייפתח תוכלו, בהתאם לגירסה, לבחור באחת משלוש אפשרויות: שהתוכנה תוריד את ההודעות בשלמותן כולל הקבצים המצורפים, את כותרות ההודעות בלבד,

או את הכותרות בלבד במקרה של הודעה שנפחה עולה על ערך מוגדר. Outlook תאפשר לכם, במקרה הצורך, להוריד את הקבצים המצורפים בקליק אחד. בשאר המקרים, תוכלו לבחור להוריד רק את ההודעות החשובות באמת.

אגב, גירסת Outlook 2000 מציעה רק את האפשרות השלישית (בתפריט כלים>אפשרויות>העברת דואר) אבל בדרך-כלל לא צריך יותר.

להעביר דוא"ל מכתובת ישנה

אם יצא לכם בזמן זה או אחר להחליף ספק אינטרנט, אז קרוב לוודאי שאתם מכירים את הבעיה: רוב ספקי האינטרנט מאפשרים לשמור את התיבה הישנה פעילה, או מעניקים שירות של העברת דואר אוטומטית מהכתובת הישנה לחדשה - בחינם או בתשלום סמלי.

אם מדובר בכתובת שהשתמשתם בה במקום עבודה שעזבתם, ייתכן שיחסים טובים עם מנהל הרשת יאפשרו לכם לקבל שירות דומה, לפחות לזמן מה.

כמובן שהשלב הראשון הוא לשלוח הודעה לכל מי שמופיע בספר הכתובות שלכם, ולבקש שיעדכנו אצלם את הכתובת החדשה. אבל תמיד נשארים האנשים ההם שממשיכים להחזיק בכתובת הישנה ולשלוח אליה הודעות. ואם הכתובת הזו מופיעה על כרטיסי ביקור שחילקתם, באתרי אינטרנט שונים, וכיוצא בזה, יום אחד עלולה להיווצר בעיה.

חשוב שתוכלו לזהות הודעות שנשלחו לתיבה ישנה או לתיבות ישנות, לידע את השולח או לעדכן את הכתובת באתר המתאים. זה עלול להיות קצת קשה כשתיבת Outlook אחת מרכזת את כל ההודעות. את הכתובת אליה נשלחה הודעה ספציפית, תוכלו לבדוק בחלונית "כותרות אינטרנט" בחלון אפשרויות ההודעה (קליק ימני ובחירה באפשרויות). היא בדרך-כלל תופיע בשורה הרביעית או החמישית (כפי שאפשר לראות בתמונה).

אבל כדי שתוכלו לזהות בקלות הודעות שנשלחו לכתובת הישנה, ברגע שהן נוחתות בתיבה, כדאי להוסיף כלל (Rule) מתאים. זה מה שעליכם לעשות (Outlook 2003):

א. נכנסים לחלון כלים>כללים והתראות.

ב. באשף הכללים שייפתח, מסמנים את האופציה התחל מכלל ריק.

ג. בוחרים בדוק הודעות בעת הגעתן ומקליקים הבא.

ד. בוחרים באופציה עם מילים ספציפיות בכתובת הנמען. בחלונית תיאור הכלל שבתחתית החלון אפשר להקליק על הקישור "מילים ספציפיות" ולהזין את כתובת הדואר הישנה בשלמותה, או אפילו את ה-Domain אם היו לכם מספר כתובות אצל אותו ספק. מקליקים על הבא.

ה. בחלון הבא אפשר לבחור באופציה העבר את ההודעה אל התיקיה שצויינה או סמן הודעה בדגל צבעוני או שלח מענה באמצעות תבנית ספציפית לפי מה שנוח לכם. אשף הכללים בגירסאות אחרות של Outlook פחות מפורט, אבל השימוש די דומה. ב-Outlook Express עליכם להשתמש בתנאי Where the TO line contains people.

לארגן את קבצי הנתונים

אחת מנקודות התורפה של Outlook לגירסאותיה הם קבצי הנתונים שלה (PST), שנוטים להתנפח ולהגיע למימדים מבהילים. עם הזמן נפגעים ביצועי התוכנה והיא נעשית פחות ופחות יציבה. קבצי ה-PST הגדולים שמבזבזים מקום בדיסק הקשיח, בדרך-כלל גם מפוצלים (Fragmented), עד כדי פגיעה בביצועי הדיסק והמחשב כולו.

חלק בלתי נפרד מהתחזוקה של מחשב שמריץ Outlook, לכן, היא דחיסה של קבצי הנתונים (ראה הרחבה במסגרת). את הפעולה הזו אחת לשבוע עד אחת לחודשיים, בהתאם למידת האינטנסיביות של השימוש.

מעבר לזה, כדאי ללמוד לנהל נכון את תיקיות הדואר. אם אתם שומרים הודעות רבות כדאי לארגן אותן בצורה מסודרת, למיין לפי נושאים, ולמחוק את המיותרות. אין צורך לשמור הכל בקובץ אחד - אפשר לפתוח קבצי נתונים נוספים (קובץ, חדש, קובץ נתונים של Outlook) ולהעביר אליהם הודעות ישנות שרוצים לשמור. את הקבצים שכוללים הודעות שאינכם זקוקים להן במהלך העבודה הרגילה, אפשר פשוט לסגור.

הגירסאות האחרונות של Outlook כוללות מערכת ארכיון שתבצע זאת עבורכם אוטומטית. השליטה במאפייני הכלי הזה, וכמה כלים נוספים למיון ומחיקת הודעות, מתבצעת ב-Outlook 2003 בחלון כלים>ניקוי תיבת הדואר. באותו הקשר, כדאי לשים לב לתכונות שימושיות נוספות של הגירסה הזו, כמו תיקיות החיפוש, אבל על כך נרחיב בכתבה אחרת.