דו"ח המבקר: לא תוקנו הליקויים בשמירת מידע אלקטרוני

דו"ח מבקר המדינה 57ב' המתפרסם היום (ד') קובע כי עדיין לא נקבעו ויושמו דרכי פעולה וכללים לשמירה, גניזה וביעור של רשומות אלקטרוניות ודואר אלקטרוני, וזאת על אף הליקויים וההמלצות שנכתבו בדוח המבקר לפני שלוש שנים - המשמעות: מידע חשוב עשוי ללכת לאיבוד.

המבקר, מיכה לינדנשטראוס, תוקף את גנזך המדינה, שלא יישם את ההמלצות מ-2004 וכותב "בעידן מהפכת המידע והסביבה הדיגיטלית, חסרה יחידת הגנזך ידע מקצועי הולם ומשאבים שיאפשרו לגנז להפעיל כיאות את הסמכויות שהחוק הפקיד בידיו".

המצב לא השתנה במשך שלוש שנים

מבקר המדינה בחן בדו"ח מ-2004 כיצד נוהגים משרד ראש הממשלה וגנזך המדינה ביחס לשימור המידע האלקטרוני שנוצר במוסדות המדינה, וגילה כי בהיעדר הנחיות, מרבית משרדי הממשלה לא העבירו לגנז חומר ארכיוני ממוחשב (רשומות, מסמכים ומאגרי מידע שנוצרו ונוהלו במערכות ממוחשבות, כגון מרשם האוכלוסין ומרשם החברות) אלא השאירו אותו אצלם.

גנזך המדינה, מחלקה במשרד ראש הממשלה, הוא הארכיון של מדינת ישראל. חוק הארכיונים (1955) והתקנות שהותקנו מכוחו קובעים, כי רשומות אלקטרוניות הן חומר ארכיוני לכל דבר ויש לשמרן בגנזך. הפקדת חומר ארכיוני בגנזך היא לצמיתות (בכפוף לסייגים שהגנז רשאי לקבוע בתקנות).

הממשלה עדין לא מעבירה, הגנזך לא יכול לקלוט

"המעקב העלה כי הליקויים שצוינו בביקורת הקודמת לא תוקנו וכי ההמלצות שצוינו בה לא ייושמו", נכתב בדו"ח הנוכחי. "יש לראות בחומרה את אי-קביעתן של הנחיות אחידות לטיפול ברשומות הממוחשבות ולשמירתן", נכתב בהמשך הדו"ח.

עוד נכתב כי למרות שכמות במידע הדיגיטלי גדלה, גופים ממשלתיים ממשיכים לא להעביר את החומרים הללו לגנזך, כנדרש, למרות שהם ממשיכים להעביר חומרים מודפסים. הגופים ומשרד הממשלה אף אינם מעבירים ארכיון של דואר אלקטרוני.  אך גם אם הגופים הממשלתיים ייענו להוראה, על פי הדו"ח הגנזך לא ערוך לקלוט רשומות אלקטרוניות כאלה.

באוקטובר 2005 מונה גנז חדש, כמעט שנה לאחר שהתפטר הגגנז הקודם. בפברואר 2006 סיכם צוות בהשתתפות הגנז ונציגים ממשרד האוצר ומשרד ראש הממשלה, כי הגנזך יכין מסמך "ניהול רשומות ממוחשב במשרדי הממשלה", אולם עד היום, כותב המבקר, הגנז לא הכין מסמך כזה.

הגנז: נקבל חומר על דיסקטים

בתשובות למבקר המדינה מסר הגנזך כי לאחר שהתברר כי הפיתוח וההנהגה של מערכות ניהול רשומות אלקטרוניות במשרדו התעכבו הוא הורה לנציגיו לאשר קבלת חומרים ממוחשבים על גבי דיסקטים עד שיהיה אפשר לקלוט חומרים ארכיוניים במחשבי הגנזך.

עוד בתשובת הגנז למבקר נכתב כי "בשבועות הבאים יעלה לאוויר" אתר אינרטנט של הגנזך ובו תכנים רלוונטיים והנחיות לגניזת רשומות", בתגובה לדברי המבקר על כך שלגנזך אין אתר עצמאי.

מנכ"ל משרד ראש הממשלה, רענן דינור, אמר למבקר כי הוקמה ועדת היגוי בראשותו של סמנכ"ל המשרד למינהל ומשאבי אנוש, אמון בן עמי, והורה לו להכין תוכנית פעולה שתיכלל ב-2007 במסגרת תוכנית העבודה של משרד ראש הממשלה.