תיבת ה-gmail התמלאה. מה עושים?

השבוע, שלוש שנים וחודשיים אחרי שפתחתי את תיבת ה-gmail שלי, קיבלתי לראשונה הודעה מוזרה כשניסיתי לשלוח דואר אלקטרוני מתיבת ה-gmail שלי. "עברת את מכסת האחסון", נכתב לי, והדואר שניסיתי לשלוח פשוט סירב לעבור. חברים שניסו לשלוח אלי הודעות, קיבלו הודעה דומה והודעות לא הגיעו אלי.

סליחה, אני עברתי את המכסה? אני אשם בבעיה? ההודעה, אם יש צורך להזכיר, מגיעה מחברה שמיום השקת שירות המייל שלה ב-1 באפריל 2004, ועד היום, מצהירה כי "יותר לא צריך למחוק הודעות" - זה כתוב שחור על גבי דפדפן בעמוד הכניסה לשירות. "למה למחוק, אם יש לך מעל 2,000 מגה בייט של שטח אחסון?!", כתוב בתיקית האשפה. למה? אני אגיד לכם למה, כי אני לא יכול לקבל יותר הודעות.

נפח אין-סופי?

כשהושק שירות Gmail ב-2004, הציעה גוגל תיבה בנפח חסר תקדים של גיגה בחינם (מאות עד אלפי אחוזים יותר

מכל תיבה אחרת). בגלל תאריך ההשקה (1 באפריל) נחשד העניין בתחילה כמתיחה, אך הוביל למהפכה בתחום הדואר מבוסס הרשת.

ענקיות האינטרנט מיקרוסופט ויאהו אמנם התמהמהו קצת, אך הגדילו במהלך השנים האחרונות את התיבות הקטנות שלהן לתיבות נפוחות כמו גוגל. יאהו הכריזה לאחורנה על תיבה בנפח אינסופי. גוגל מצידה, הכפילה את נפח התיבה ל-2 גיגה, ומאז מגדילה אותה מדי יום בקצב איטי יחסית - עד לכ-2.8 גיגה היום.

ההערכות הן כי גוגל גם תצטרך להציע נפח אינסופי בסופו של דבר. בינתיים, לא ממהרים בגוגל להציע דבר מגוחך כזה, ובמקום זאת, פשוט קיבלתי מהחברה הצעה לרכוש שטח אחסון נוסף לתיבה שלי - ההצעה המינימלית הייתה 6 גיגה של אחסון ב-20 דולר לשנה.

חברים ומכרים ששמעו על העניין סיפרו כי גם הם נתקלו בתופעה, חלקם בסמוך אלי, וחלקם כבר לפני חודשים ארוכים. גוגל פשוט לא עומדת בקצב שלנו. זה לא שניסיתי למלא את התיבה בכוח. היא פשוט אמצעי תקשורת שוטף, כמו כל אמצעי תקשורת אחר שלי. אבל, לכל דבר טוב יש סוף, מסתבר, ואני כנראה אוהב לדבר הרבה.

קשה למחוק

לא נותרה ברירה, אלא לנקות את התיבה וולמחוק את ההודעות כבדות על מנת להקל על העומס - אך לא מדובר בפעולות של מה בכך, וזאת על אף החיפוש הקל והממשק הידידותי.

גוגל כל כך משוכנעת ב"לא למחוק", ובשנה הראשונה של השירות, כלל לא היה כפתור Delete (האפשרות נמצאה רק בתפריט האפשרויות הנוספות) - רק לאחר בקשות ממשתמשים (משוגעים, כנראה, לדעתה של גוגל) שחושבים שיש הודעות שהם לא יצטרכו לשמור, טרחו להוסיף את הכפתור.

צעד יפה, אבל ממש לא עוזר לי ולשכמותי האפשרות הבסיסית ביותר שקיימת בכל תוכנות המייל, לסדר הודעות על פי גודל - לא קיימת. יצירת PST שקל לייבא ולייצא - גם לא קיימת. רוצים למחוק הרבה הודעות בו זמנית? אפשר למחוק רק 100 בכל פעם מהתיבות שלכם, או 20 בלבד בכל פעם מתוצאות החיפוש. כשצריך למחוק אלפי הודעות, זה מאוד מייגע.

מה בכל זאת אפשר לעשות?

במהלך החיפוש אחר מדריכים שיעזרו לפתור את הבעיה, התגלו בכל זאת מספר פתרונות שעשויים לסייע.

גיבוי על המחשב

ראשית - כדאי להעביר את כל ההודעות גם לתוכנת דואר כמו Outlook או Thunderbird. ההודעות נשמרות במקביל ב-Gmail שלכם ועל המחשב. במחשב, אפשר ליצור בקלות גיבוי להודעות הישנות.

בעמודי העזרה של גוגל תמצאו מדריכים מפורטים כיצד להגדיר את התיבה בכל תוכנה, וניתן גם לבצע זאת רטרואקטיבית. כלומר, אלפי המיילים הישנים שכבר מאוכסנים בתיבה - יישמרו גם הם על המחשב.

ניקוי דואר הזבל והאשפה

גוגל אמורה לנקות מדי מספר שבועות את תיקיות הספאם ואת פח האשפה עם ההודעות המחוקות. לא כדאי לסמוך עליה ולחכות - אלא למחוק בעצמכם לפחות פעם בשבוע.  

דואר זבל - היכנסו לתיקיה, ודאו כי אין שם הודעות שהגיעו לשם בטעות וצריך להציל (נדיר, אבל קורה), ולחצו על "מחק את כל הודעות דואר הזבל עכשיו" - ההודעות נמחקות מיד בלי לעצור קודם בפח האשפה.

אשפה - היכנסו לתיקיה, וודאו כי אין הודעות שמחקתם בטעות אתם רוצים לשמור, ולחצו על "רוקן את האשפה כעת".

איתור הודעות כבדות

משימה מורכבת אך אפשרית. כתבו בשורת החיפוש has:attachment, ולחצו על "חיפוש בדואר" - כל ההודעות הכוללות קבצים מצורפים יעלו בתצאות החיפוש.

אפשר לבצע חיפוש מצומצם יותר על ידי שימוש בפרמטרים אחרים - הכניסו לתיבת החיפוש את המילה filename: ולאחריה סיומות שונות של קבצים. למשל filename:pdf ימצא את כל ההודעות הכוללות קבצי PDF. קבצים כבדים נוספים יכולים להיות mp3 mpg mpeg ppt wav wmv avi - של כל מיני סרטונים ומיילים מצחיקים ששלחו לכם פעם ולא טרחתם למחוק (או לנצל את ההזדמנות על מנת לנזוף במי ששלח סרט מטופש בגודל שישה מגה, בחלק מהמקרים).

ניתן גם לתחום את תאריך החיפוש על ידי שימוש ב-after: ו-before: בפורמט הבא: after:2004/04/16 - כל ההודעות שנשלחו אחרי ה-16 באפריל, 2004. אם תוסיפו in:sent, יופיעו ההודעות שאתם שלחתם או שרשורים של הודעות להן הגבתם.

את כל ההודעות הללו ניתן למחוק או להעביר לתיבות אחרות שלכם. חשוב לשים לב שכשמוחקים הודעה, נמחק כל השרשור שלה, ברוב המקרים - כלומר כל ההודעות באותו נושא.

חלוקת ההודעות בין תיבות נוספות

פתרון עקום, אך יעיל למי שבאמת מוצף. Gmail כבר לא דורשת הזמנות, וכל תיבה, כמוה כ-2.8 גיגה נוספים של אחסון להודעות ישנות. גוגל מאפשרת לבצע העברה אוטומטית של ההודעות, כך שאפשר לחלק את עומס הארכיון על פני מספר תיבות.

לחצו על 'הגדרות' ואז על 'העברה לנמענים ו- POP', והכניסו שם את הכתובות החדשות שפתחתם. לחיצה על 'יצירת מסנן' תאפשר לכם לחלק את ההודעות הנכנסות בצורה חכמה יותר בין התיבות (למשל, כל המיילים מבני המשפחה יגיעו לתיבה ייעודית למשפחה).

עבודה על מספר תיבות במקביל לא תמיד נוחה, אבל אפשר לייעל את התהליך, כך שכל הודעה שתישלח מכל תיבה, תקבל את הכתובת הראשית שלכם ככתובת למענה. היכנסו לתיבות החדשות שפתחתם, לחצו על 'הגדרות' ושם על 'חשבונות'. לחצו על 'הוסף כתובת דואר נוספת'  - שם שימו את כתובת התיבה הראשית שלכם ועקבו אחרי ההוראות.