על עטים בחלל וניהול נכון: כיצד להגדיר בעיות

בשלהי ההכנות האמריקניות לשילוח החללית המאוישת הראשונה בפרויקט אפולו (1961- 1969) עמדו המדענים האמריקנים בפני בעיה בלתי צפויה, אשר איימה על קיומו של המבצע המורכב כולו: חלק חשוב מתפקידם של האסטרונאוטים היה כתיבת דו"חות בזמן אמיתי בעת שהותם בחלל, אלא שהסתבר כי אין בנמצא עט הכותב בחלל. הסיבה היא שזרימת הדיו בעט נסמכת על חוקי הכבידה, אשר כידוע אינם פועלים היטב בחלל החיצון.

האמריקנים - בעלי תושייה שכמותם - הבינו כי עוד השקעה קטנה שתתווסף לסכומי העתק שכבר הושקעו בפרויקט המהולל כדאית עד מאד, ואם בכך תלוי הפרויקט כולו הרי שאסור לוותר עליה. למזלם נמצא ממציא מוכשר אשר פיתח עבורם, בתמורה לתשלום הולם, את עט החלל מתוצרת פישר AG-7. העט כותב בחלל, באוויר בים וביבשה, גם כשהוא הפוך על ראשו. הכול נשמו לרווחה, והחללית יצאה לדרכה.

וכיצד פתרו זאת הרוסים? הם כתבו בעיפרון...

מה קרה פה? כיצד בעיה נפתרת פעם אחת תוך הוצאות עתק, ופעם אחרת - ללא הוצאה כלל? הבעיה היא בהגדרת הבעיה. האמריקנים ניסחו את הבעיה: "כיצד לגרום לעט לכתוב בחלל?". הרוסים ניסחו אותה: "כיצד לכתוב בחלל?". ההבדל הקטן שבין שתי הגדרות אלו היה שווה 300 אלף דולר.

הגדרת הבעיה

ובאמת, אחת הבעיות בהן נתקל יועץ בבואו לטפל בבעיות המוצגות לפניו היא "הגדרת הבעיה". ארגונים רבים מגדירים את בעייתם פעמים כ"שיווקית", או כ"בעיה ביחסי אנוש", בשעה שהבעיה יכולה דווקא להיות בעיית מיחשוב, מיזוג אוויר או אסטרטגיה. הבעיה יכולה גם להיות חסרת הגדרה, או רב מערכתית.

גם בחירת היועץ עצמו מושפעת באופן טבעי מן ההגדרה המקורית העשויה להיות שגויה. בעיה "שיווקית" מזמנת לדיון יועץ "שיווקי". בעיית מיזוג אוויר מזמנת מהנדס מיזוג. מכאן מובן כי פעמים רבות צעד שגוי ראשון (הגדרת הבעיה) מוליך לשרשרת צעדים שגויים נוספים, שכל אחד בתורו נראה הגיוני לחלוטין.

בסופו של תהליך כזה נפתרות הבעיות הלא נכונות, בדרך הלא נכונה, על ידי האנשים הלא נכונים. ההנהלה מתכנסת לצפייה במצגת בה מציג היועץ את פתרונו לבעיה "השיווקית" (שהיא כאמור, לצורך הדוגמה, בעצם בעיית מיחשוב). לאחר דיון קצר (אם התקציב המבוקש גדול) או ארוך (אם התקציב המבוקש קטן), מאושרים עקרי המסקנות, והתקציב המבוקש ניתן. הפתרון השגוי תופס תאוצה, ושורה של פעולות שגויות ננקטת. מנהלים מפוטרים בטעות , ואחרים ממונים באקראי. תוכנות נכתבות, ומיכשור נקנה.

לאחר זמן מתכנסת ההנהלה בשנית, להכריז על כשלון הפרויקט. אחד המנהלים מביע את אכזבתו מן השימוש ביועצים , ומן ההוצאות שגרם הפרויקט. רק הבעיה המקורית, זו שלא הוגדרה נכון מלכתחילה, ניצבת לה חרש בפינה, וממשיכה להתקיים כמקודם.

לזנוח את הקונספציה

כדי להימנע מהידרדרות כדור השלג על ארגונים להבדיל בין זיהוי הסימפטומים של הבעיה, לבין איתור הגורמים לבעיה. יש לבדוק בשבע עיניים אם הגדרת הבעיה אינה בעצם מימוש מראש של הנחות העבודה של ההנהלה.

למשל, אם המנכ"ל סבור שיש בארגון בעיה של מבנה ארגוני, הוא עלול "לדחוף" לכיוון הגדרת בעיה, המזמינה פתרון בתחום היעוץ הארגוני. שווה לערוך סיעור מוחות פתוח בארגון ולהציע הגדרות שונות לבעיה, טרם החלטה על נתיב פעולה לפתרון.

כלל אצבע: אם הגדרת הבעיה נראית כאילו היא מובילה לפתרון ארוך ומורכב ("עט חלל"), חפשו במקומה הגדרה המוליכה לפתרון מהיר ופשוט ("עפרון רוסי").

הכותב הוא יועץ ניהולי ומנהל "אתר הספר" .