מעילות בכספים: מה המניעים ואיך מזהים ומונעים

עיתות משבר גורמות לעובדים לבחון דרכים "יצירתיות" להגדלת הכנסותיהם, לעיתים תוך ביצוע פעולות בלתי חוקיות בעסק כגון גניבות, מעילות והונאות. כך לדוגמה חשד למעילה של 4 מיליון שקל בישרוטל, או החשד לגניבת מזגנים במיליונים על ידי שני עובדי אלקטרה - שפורסמו לאחרונה. הניסיון מלמד כי מרבית הארגונים פועלים לצמצום החשיפות רק לאחר שהסוסים ברחו מהאורווה - וחבל.

• עוד בערוץ קריירה
• צריכים מבקרי כספים ורואי חשבון? חפשו בלוח הדרושים שלנו
• חשד למעילה בישרוטל
  

המציאות מלמדת, כי בתי העסק הפגיעים ביותר למעילות הם בתי העסק הקטנים והבינוניים בהם לא קיים מערך בקרה מובנה ושלעוסקים בתחום הכספים יש יד חופשייה. ברבים ממקרי המעילות, התברר לאחר איתור המועל כי כל האורות היו אדומים וידועים - פשוט אף אחד לא בדק אותם. העובדה שגופים אלו לא עורכים בדיקות אמינות ומיון לעובדים גורמת אף היא לגידול בחשיפה למעילות.

כך למשל, מנהלת חשבונות שמעלה במיליון שקל, סיפרה לחברותיה על הסתבכות כספית בעסק של בעלה. במקרים אלו ואחרים, ידעו העובדים על מניע אפשרי לביצוע מעילה אולם לא ייחסו לכך כל משמעות. ערנות למניעים אפשריים לביצוע מעילות הינו אחד מהכלים היעלים ביותר למניעתן.

הגורמים העיקריים אשר מביאים עובדים ומנהלים לבצע מעילות:

בצע כסף - מדובר במניע הבולט ביותר בביצוע מעילות. העבריין מעריך את הסיכון להיתפס מול הפיתוי הכספי. האפשרות להרוויח סכומי כסף גדולים, תוך סיכון נמוך להיתפס, מהווה מניע לביצוע מעילה. ככל שהסכום גדול יותר והסיכוי להיתפס נמוך יותר- כך יגדל הפיתוי של העבריין לבצע את המעילה. חשוב לציין כי במקרים רבים גם גורמים בכירים בארגון ששכרם ומעמדם רם לא עומדים בפיתוי "לעשות כסף קל". 

כיצד ניתן למנוע זאת?

• הפרדת תפקידים – אחת מנקודות החולשה של עסקים קטנים היא הפרדת תפקידים לא נאותה. העובדה שבעסק מספר קטן של עובדים מכתיב במקרים רבים בהם אותו עובד מבצע שורה של פעולות החושפות את הארגון למעילות לדוגמה: עובד שמקבל צ'קים מלקוחות, גם רושם אותם בספרים וגם אחראי על ההתאמה עם הלקוח.
  

למרות הבעייתיות בעסקים קטנים הרי שניתן לפתור בעיות אלו לא על ידי שינוי הפעולות המבוצעות על ידי העובדים הקיימים והפרדת הפעולות בצורה טובה יותר בין העובדים - ולאו דווקא על ידי הגדלת כוח האדם. במידה ולא ניתן לפתור את חלוקת התפקידים בין העובדים הרי שיש להעביר פעולות רגישות כגון קבלת כספיים מלקוחות או ביצוע תשלומים לבעלי העסק. פתרון אחר יכול להיות על ידי ביצוע בדיקות מדגמיות על הפעולות המבוצעות.

• יציאה לחופשה – מעילות רבות מתגלות כאשר העובד המועל יוצא לחופשה. עובדים שמבצעים מעילות נוטים לא להיעדר ממקום העבודה מתוך חשש לגילוי המעילה או חוסר יכולת לתת הסברים לשאלות הנשאלות בעת החפיפה עם המחליף. או לחשש שמישהו אחר יבצע פעולות בתחום פעילותם שעלול להביא  . הקפדה על נוהל מסודר של יציאה לחופשה רצופה של לפחות שבוע עבודה הינו כלי בקרה יעיל בעסקים גדולים כמו גם בקטנים.
  

• ביקורות פתע – אחד מכלי הבקרה הטובים ביותר הינו ביקורת פתע. הביקורת צריכות להתבצע בתחומים רגישים כגון מלאיים, קופה, אמצעי תשלום וכד'. ספירות פתע של מלאי, ספירת מזומנים, לקוח סמוי, בדיקת רציפות צ'קים, מסירת צ'קים ללא שם העסק ועוד, הן בקרות יעילות מאוד לצמצום חשיפות והגברת הבקרה על פעילות העובדים בעסק. עובד היודע שבכל עת יכולה להתבצע ביקורת פתע יחשוב פעמים לפני שינצל פרצות שלא נבדקות כלל.
  

• שימוש בדוחות חכמים – כלי בקרה נוסף בעסקים קטנים כגדולים הוא שימוש בדוחות חכמים. לדוגמה צ'קים מסדרות עתידיות, שינוים חריגים במלאי ביחס לקניות ומכירות, חוסר רציפות במספרי צ'קים, גידול בצ'קים ביחס למחזור, קיום צ'קים במערכת על שם עובדים בעסק, ירידה בתקבולים במזומן ועוד יכולים להתקבל בקלות על ידי המנהלים ולסייע באיתור מעילות. עסקים קטנים נוטים פחות להיעזר בכלים - וחבל. קיימים כיום מומחים רבים אשר מסיעים לארגונים להפיק דו"חות אלו בעלות נמוכה.
  

• "קו חם" לדיווח - לרוב לא קיימת זרימת אינפורמציה מהעובדים לממונים על האכיפה בחברה. פתרון אפשרי הוא פתיחת "קו חם לתלונות ומיידעים" או תיבת תלונות. מחקרים שנערכו בעולם מצאו כי ארגון אשר מיישם שיטות אלו מצמצם ב-50% את היקף המעילות והגניבות בארגונו.