טובעים במשימות? שיטות בדוקות לניהול זמן

הזמן הוא האויב הכי גדול שלנו. הוא מזקין אותנו, יוצר בלאי מיותר ובכלל נגמר לנו הרבה יותר מדי מהר. השעון הביולוגי, השעון בעבודה והשמש פשוט פועלים נגדנו במרוץ, ואם אנחנו נותנים לזה לחרפן אותנו, ברוב המקרים נמצא את עצמנו תולשים שערות ועצבנים בטירוף. אז מה עושים? האם אפשר לנהל זמן?

• מה מתרחש בשוק העבודה? קרא בקריירה
  

יש שמועות זדוניות שניתן לנהל אותו, את הזמן שלנו. הלכתי לחפש את מיטב הטיפים לניהול זמן וגם ניסיתי אותם בעצמי, כדי לספר לכם מה עובד (לפחות אצלי) ומה פחות:

כגודל הציפיות כך גודל האכזבות

אחד הדברים שראיתי בהתבגרות שלי ובצמיחה של אנשים שאני מנהלת, זה התבשלות של ההבנה שלא ניתן לסיים את כל העבודה. לא מזמן התחילה לעבוד אצלי מזכירה חדשה, שציפתה לסיים את כל המשימות שנתתי לה באותו יום. היא עזבה אחרי חודש וחצי באפיסת כוחות.

ככל שהתפקיד גדול יותר, כך נותנים לכם משימות יותר גדולות שלא אמורות בהכרח להסתיים באותו רגע. בתפקידים קטנים תקבלו משימות פשוטות לביצוע מיידי - "טליה, בבקשה תוציאי לי את דו"ח מס הכנסה האחרון שלנו" - ברור שהמנהל מצפה שהיא תעשה את זה עכשיו. אך כשאנחנו מתחילים לקבל מטלות מורכבות יותר, חשוב לשאול את המנהל: "עד מתי אתה צריך את זה?", או: "עד כמה זה דחוף?" ולייצר לעצמנו סדר עדיפויות.

מנהלים סדר עדיפות

צריך להבין שניהול סדר העדיפויות שלנו הוא אחת המשימות הכי חשובות שלנו, והוא עבודה בפני עצמה. יש כל מיני שיטות לניהול סדר עדיפויות. תבחרו לכם אחת, תעבדו בה, ועם הזמן תוכלו לשכלל או לנסות שיטות חדשות. יש כאלה שנעזרים בתוכנות, מסמנים תזכורות באאוטלוק, או כותבים במחברת, ויש כאלה שפשוט זוכרים (שיטה מוגבלת מאוד - להסתמך על הזיכרון).

כשאנחנו מנהלים עובדים, אנחנו צריכים לנהל גם עבורם סוג של סדר עדיפויות, וכשאנחנו מנהלים מנהלים - כאן המשימה עוד יותר מורכבת, כי הם מנהלים עוד אנשים וסדרי העדיפות הופכים לרשימה כמעט אין סופית.

השיטה שלי היא משולבת: יש לי תוכנת TODoList שבה אני כותבת את סדרי העדיפות של המנהלים שאני מנהלת. התוכנה מאפשרת לי לכתוב את המשימות בצורה של אבות ובנים, ואז קל לי לראות את התמונה הגדולה של כל המשימות הגדולות של המנהלים שלי, ויחד עם זאת גם לעקוב אחרי המשימות הקטנות, שהרבה פעמים נוטות להישכח וליפול בין הכיסאות.

לגבי סדרי העדיפות של עצמי, אני מנהלת אותם בכתב יד, במחברת שלי, ומשתדלת בסיום כל יום לתכנן מה הציפייה שלי לסיים ביום הבא אחריו, ומה המשימות שנותרו ולא יבוצעו מחר. לפעמים אני נעזרת בכתיבה של כל המשימות בארבעה חלקים בדף (דחוף מאוד, דחוף, סביר, לא דחוף). זו שיטה לסדר את הראש כשהדברים קצת נערמים.

לקבל החלטות

משימות כדאי לסיים ולהמשיך הלאה. אחד הדברים שמונעים מאיתנו לעשות את זה, זה נטייה טבעית לפחד לקבל החלטות. אם אנחנו לא מקבלים החלטות, המשימה לא יכולה להתקדם ואז אנחנו נתקעים. עוד ועוד משימות נכנסות, אבל שום דבר לא יוצא.

אז אם יש לכם משימה שאתם מתקשים בה, אפילו נפשית, כמו למשל החלטתם שאחד העובדים בצוות לא מתאים יותר, גם אם זה קשה ואתם מתלבטים, תנו לעצמכם דד ליין לקבלת החלטה. גם אם היא תתברר כשגויה, יהיה שגוי יותר לא לקבל את ההחלטה ולהמשיך לדחות. תיזכרו, משימות צריך לבצע, זה טבען. ומחיקת סעיפים מהרשימה - זה הכרחי. 

להבדיל בין אסטרטגיה וטקטיקה

יש משימות אסטרטגיות. למשל: לצמצם את ההוצאות המשרדיות, או להגדיל את המכירות של מוצר מסוים, או לתת למותג אופי בוגר יותר. אלה משימות אסטרטגיות - ובתוכן יש הרבה משימות משנה, שהן הטקטיקה להשגת האסטרטגיה.

אם אתם מצליחים לייצר לכם "מטריות" אסטרטגיות של מספר משימות קטנות, שמבהירות לכם את משימת הגג של כל הפרטים הקטנים זה מסייע לכם לסדר, לתעדף וגם להבין איפה חשוב יותר להתקדם עכשיו.

לדוגמא: אם בתוך האסטרטגיה של צמצום ההוצאות המשרדיות יש לי מסPR משימות ואחת מהן נתקעה אני יכולה לדלג לאחרת, כדי בינתיים להצליח לקדם את משימת הגג. אז אם יש לכם משימות גדולות פרקו אותם לגורמים, ואם יש לכם המון משימות קטנות, נסו לאגד אותן למשימת על אחת.

מאצילים סמכויות

לכאורה זה טריוויאלי, אבל אני תמיד מופתעת כמה אנשים שוכחים את משל הגרזן: חוטב עצים שהיה עובד חרוץ ומסור, חטב בשבוע הראשון של עבודתו 100 עצים, בשבוע השני הוא הצליח לחטוב רק 70 אז הוא המשיך במלוא המרץ, למרות המאמץ בשבוע השלישי הוא הצליח לחטוב רק 50.

חבר שלו עצר בדרך להביא לו אוכל ושתייה, כי הוא פשוט לא הפסיק לחטוב. כשראה אותו, שאל מתי בפעם האחרונה הוא השחיז את הגרזן שלו, חוטב העצים החרוץ ענה לו: לא היה לי זמן להשחיז אותו כבר שלושה שבועות.

השחזת הגרזן חשובה לא פחות מנמרצות העבודה. ולפעמים מנהלים אומרים לעצמם שעדיף להם כבר לעשות את העבודה לבד מאשר להתחיל להסביר אותה לאחרים. האמת היא, שאם המשימה היא חד פעמית, זה יכול להיות נכון, אבל ברוב המקרים זו לא תהיה הפעם היחידה שהמשימה הזו תצטרך להיעשות. הסבר איטי ומדויק לעובד אחר - יחסוך לכם הרבה זמן בעתיד. אני לפעמים מזכירה לעצמי את משל הגרזן.

ותרו על ישיבות בבית קפה או בארוחת הצהרים

לחלקנו יש נטייה לדחוף פגישות לארוחת הצהרים, כי אין לנו זמן אחר. האמת היא שזה אף פעם לא הוכיח את עצמו אצלי.

ישיבה בארוחת צהרים תיקח הרבה יותר זמן מארוחת צהרים רגועה ושקטה, ברוב המקרים ישיבות על אוכל או קפה יוצאות מהפוקוס, שוכחים לסיים אותם בתובנות ברורות ו-action items וזה בעיקר מייצר את הישיבה הבאה שנעשה במשרד... אני משתדלת לאכול צהרים ברוגע, בשקט ולא לדבר על עבודה, זה מעניק לי כוחות להמשך היום.

אז מקווה שקצת עזרתי לכם להתגבר על ה"אין זמן" שלכם. אשמח מאוד אם תגיבו עם המלצות משלכם.

רויטל הנדלר היא מנכ"לית AllJobs דרושים