איך תעבירו מצגת בלי לשמוע נחירות סביבכם?

פרזנטציה היא אתגר שכמעט כל אחד ואחת בעולם העבודה נאלץ להתמודד אתו. וכשזה מגיע, קורה אחד משניים: או שהקהל שלכם מדבר אתכם, שואל, צוחק ומאזין ברוב קשב, או שאתם רואים אותו כבה לאיטו, קמל, שוקע בכיסא ונעלם אי שם אחרי שקופית 107.

עוד במדור קריירה

• עברת דירה: פוטרת או התפטרת?
• היום שאחרי הפיטורים: כך תנהג
• למה לא קיבלתי אותך לעבודה?
• כולנו עבדים של הנוחות
  

אז מה הופך מצגת יבשושית שאיש אינו יוצא ממנה בחיים למצגת מעניינת, אנרגטית ובלתי נשכחת? לפניכם שמונה עצות טובות לכותבי מצגות:

1. שקופית טובה היא כמו דירת חלומות: נקייה, מאווררת ועם הרבה מרחב

מלכת הסיסמאות הבלתי מעורערת של עולם המצגות היא Less is more. בכל שקופית צריכים להופיע מעט מאוד פריטים איכותיים – תמונות או טקסט – שמאחוריהם הרבה רקע פנוי. זה אולי נראה כמו מטראז' מבוזבז, אבל רקע נקי ובהיר הוא מאיר עיניים ונותן מרווח לנשום, לעכל, לחוש ולהפנים. כדי שיורגש שכל השקופיות הן חלק ממצגת אחת, הן צריכות להיות פחות או יותר דומות זו לזו בצבע הרקע, בסגנון הניסוח ובגופן (הכי טוב אריאל, גודל 20 לפחות).

2. למה לתאר במילים את מה שאפשר פשוט להראות?

החומרים הגרפיים במצגת יקבעו אם הנוכחים בחדר יישארו אתכם או יסמסו זה לזה בייאוש. קודם כול, אם אפשר להראות משהו במקום לכתוב אותו – מוטב. תמונה מפעימה, מסקרנת, מצחיקה או מבהילה תעלה בבת אחת את האנרגיה בחדר ותעשה בשבילכם עבודה טובה הרבה יותר מכל ניסוח מבריק.

כל טקסט כדאי ללוות בדימוי גרפי שמשקף אותו בדרך מעניינת, רצוי הומוריסטית, שמניעה את הגלגלים במוחם של הנוכחים. למשל, אם אתם מדברים על יתרונותיו של מסך מגע, פזרו על השקופית כמה מהציפורים של אנגרי בירדז, שאין ספק שהן אחד היתרונות הגדולים של הטכנולוגיה הזאת. שימו לב כמובן לזכויות יוצרים של תמונות, והכי פשוט להשתמש במאגרי תמונות (חינמיים או בתשלום).

השתמשו באייקונים לייצוג: למשל, אם אתם מדברים על משרדי ממשלה, שימו תמונה של שקל במקום לכתוב משרד האוצר, כובע של אקדמיה במשרד החינוך, טנק במשרד הביטחון ותקע חשמלי במשרד האנרגיה. חוץ מהשיפור האסתטי, זה גם הופך את השקופית למשחק שיעורר התרחשות מחויכת.

3. שש-שש: לא כותבים כל מה שאומרים

ברשת מסתובב כלל שאומר שבכל שקופית צריכות להיות שש שורות לכל היותר, ובכל שורה עד שש מילים. ובכן, אין צורך לקבל את הכלל הזה כפשוטו, אבל הרעיון נכון. לכל שקופית צריכה להיות כותרת ומתחתיה שורות אחדות, ממוספרות או עם תבליטים (בּוּלֵטים), שמאזכרות בדרך קצרצרה וחכמה, רצוי מצחיקה, את מה שאתם רוצים להגיד. אין לכתוב פסקאות שלמות, ואפילו לא שורה שגולשת לשורה הבאה. רק אזכורים. למשל, במקום לכתוב "כשמכינים מצגת כדאי לתכנן מראש את עיקרי המהלך הלוגי, אבל הישארו פתוחים לשינויים שיידרשו בדרך", כתבו "מחשבה תחילה, גמישות אחר כך", ואת כל השאר הגידו בעל פה. אם חשוב לכם שהנוכחים יראו גם פירוט כתוב, חלקו להם חומר מודפס בתיקייה נאה; זה יעשה רושם הרבה יותר טוב משקופית טרחנית.

כידוע, אין לחשוף רשימות בבת אחת. העלו שורה אחת, דברו עליה, ורק אחר כך הציגו את הבאה בתור. ותעשו טובה לכבוד העצמי שלכם: השתמשו בהנפשות הכי פשוטות וסולידיות.

4. גרפים נועדו לפשט, לא לסבך

גרף אמנם בהיר יותר מרשימת נתונים, אבל אין להציג גרף מורכב שדורש עבודת פענוח. מתוך שלל הנתונים בחרו שניים-שלושה חשובים והציגו אותם בגרף שאפשר להבין במבט אחד, רצוי בליווי אייקונים חביבים. את השאר הגידו בעל פה או חלקו בדפים.

5. סיפור מסגרת: פתיח, סיכום וסיכומי ביניים

כל מצגת, גם קצרה, כדאי לפתוח בשקופית של ראשי פרקים ולספר מהם חלקי המצגת ובמה עוסק כל חלק. בין החלקים סכמו את מה שהיה והגידו שוב על מה אתם עומדים לדבר. כך הנוכחים ישמרו כל הזמן על תמונה מלאה. בסוף המצגת סכמו בכמה נקודות קצרות את עיקריה. חוץ מזה, כדאי למצוא פתיח וסיום מעניינים, כמו סיפור או תמונה מעוררי השתאות, התפעלות, סקרנות או צחוק, שמבהירים או מדגימים משהו חשוב שרציתם שהנוכחים יזכרו וייקחו איתם.

6. ויתורים כואבים: הציבו מטרה ואל תסטו ממנה, גם כשצריך לחתוך

המצגת מוכנה? זה הזמן לבדוק שוב אם כל המידע שיש בה אכן נחוץ. למעשה, הכנת מצגת היא אמנות הוויתור: המדיה דורשת שנישאר קצרים ומדויקים לכל אורך הדרך, ולכן יש לקבוע מטרה ברורה וספציפית ולשאול את עצמנו על כל שקופית אם היא משרתת את המטרה במישרין. אם כן – היא נשארת, אם לא – החוצה. לפעמים קשה לוותר והכול נראה חשוב, אבל כשתהיה בידיכם מצגת מזוקקת ומדויקת שעושה את העבודה, תראו שהיה כדאי.

7. קשה באימונים: ללמוד את החומר

כשמציגים מצגת חייבים, פשוט חייבים, לדעת את החומר על בוריו, והרבה מעבר למה שכתוב בפירוש בשקופיות שלכם. ידע מעמיק בנושא יאפשר לכם לדבר במקצועיות, לשדר ביטחון, להשיב בקלות לכל שאלה, ואפילו לחזור אחורה באלגנטיות ובטבעיות אם בכל זאת שכחתם משהו. המצגת תעזור לכם לשמור על הסדר והמבנה, אבל את כל התוכן שלה תצטרכו להגיד בשטף בטוח ובהיר, פשוט כי אתם יודעים, מרגישים ונושמים אותו. בפעמים הראשונות כדאי גם להתאמן בבית, בקוֹל רם, בעיקר על הפתיחה, כדי לגלות מה נשמע טוב ומה כדאי להגיד בדרך אחרת.

8. טיפ לסיום

צפו בכמה סרטונים של סטיב ג'ובס כשהוא מציג את המוצרים של אפל. המצגות שלו הן דוגמה ומופת לפשטות שעושה עבודה מתוחכמת מאוד.