איך לכתוב מייל באנגלית בלי שגיאות?
ידיעת השפה האנגלית היא אחד מכרטיסי הכניסה החשובים והמרכזיים לקבלה לעבודה בחברות בינלאומיות בארץ ובחו"ל. אלא שלהתנהלות בסביבת עבודה בינלאומית יש חוקים משלה - ובאנגלית הדברים נראים אחרת. כך תעשו זאת נכון - מדריך
אמצעי התקשורת השימושי ביותר בסביבת העבודה היום הוא הדואר האלקטרוני. אך מסתבר שקשה להימנע מכתיבת דואר באנגלית - כיוון שרבות מהודעות מהדואר היוצא והנכנס ממוענות או מיועדות ללקוח או ספק דובר אנגלית.
- משתלם לעשות רילוקיישן לסינגפור?
לפניכם מספר נקודות חשובות בכל הקשור לכתיבת מייל באנגלית.
בכדי להימנע מטעויות כדאי לשמור על חוק ברזל - חוק ה-KISS שהוא בעצם ראשי תיבות של: keep it short and simple. למה? כי משפטים קצרים ופשוטים הם משפטים ברורים.
בכדי שנוכל לעמוד בחוק ה-Kiss ועוד לפני שניגש למחשב לכתיבת הדוא"ל חישבו - מה אתם רוצים לומר? לאחר מכן, נכתוב את הנקודות העיקריות אשר נרצה להעביר באמצעות המייל. אלו יסייעו לנו להתמקד ולבחור את נושא המייל (שורת ה-Subject).
שורת הנושא כטיזר/פיתיון
שורת נושא המייל מאוד חשובה: מחד היא צריכה להיות תמציתית - ומאידך היא צריכה לשקף את גוף המייל. לעתים ה-Subject יכול לגרום לאדם השני לפתוח או למחוק את המייל. לכן, יש להקפיד על רישום נושא ברור. כך תכין את הקורא לקראת הכתוב. דוגמא לניסוח לא ברור היא המלה הבודדת - Budget, לעומת ניסוח ברור וטוב שייכתב בשורת הנושא כך: Budget for computer upgrades.
דבר נוסף שחשוב לזכור בכתיבת מייל באנגלית הוא צורת הפנייה לנמען. במידה שהמייל הוא פורמאלי יש להשתמש בתארים: Dear Sir / Dear Ms. בעבר הפנייה לנשים נשואות וללא נשואות הייתה שונה (Miss/ Mrs). מכיוון שלא תמיד ניתן לדעת את מצבה המשפחתי של האישה וכדי להימנע מפגיעה, כיום מקובלת צורת פנייה אחת לכל הנשים והיא Ms.
דבר חלש - ובכחול
לפני שנעבור לכתיבת התוכן, מהות המייל, נדגיש כלל נוסף: בדיוק כמו ששפת הגוף שלנו משפיעה על אופי פגישת עסקים ואף שיחה בין חברים, כך גם במייל, נתייחס לפן הוויזואלי. חשוב לא לכתוב את המייל באותיות גדולות, ב-CAPS LOCK. משמעות הכתיבה באותיות גדולות היא צעקה, כמו גם השימוש בסימני קריאה לצורך הדגשה. בנוסף, רצוי להימנע משימוש בצבע אדום: הדבר מתפרש כטון דיבור כועס. הצבעים המקובלים הם כחול או שחור.
עתה, לאחר שעברנו על הדגשים לכתיבת המייל, נוכל לגשת לעיקר - כתיבת גוף המייל. כל סיטואציה מובילה לכתיבת נוסחים שונים. אמנם יש אינספור מצבים, אך ישנם נושאים שניתן להיערך אליהם מראש על ידי שימוש בנוסח קבוע, עליו נוסיף את הפרטים הרלוונטיים לכל אירוע:
• ראשית, אם רצונך לקבוע תאריך לפגישה ולקדם זאת באמצעות מייל, הצע יום ושעה לקיום הפגישה. לשם היעילות, תמיד עדיף לא להשאיר את האופציה פתוחה לשיקול דעתו של הנמען.
• שנית, במידה שתוכן המייל מכיל גם חדשות רעות וגם חדשות טובות, התחל קודם בחדשות הרעות ותסיים עם הטובות. לדוגמה:
שמרו על נוסח קבוע
רבים חוששים מטעויות בהתנסחות, בייחוד כאשר הם עובדים מול בכירים בחברה בה הם עובדים או מול לקוחות חשובים.
לרוב המיילים יעסקו בנושאים כגון: מייל לאחר קיום פגישה, בקשה כלשהי, אישור נושא, הכרזה או אי שביעות רצון. לכן, אנו גם יכולים ללמוד נוסחים מתאימים לכל סיטואציה. להלן דוגמאות לניסוחים מתאימים לפתיחת מייל, בהתאם לסיטואציות השונות:
יש לך משהו חדש וברצונך להודיע לעולם?
צריך משהו ממישהו ומעוניין לבקש כמו שצריך?
שלחת דואר, קבעת פגישה, מסרת מידע - ומעוניין לראות אם הצד השני מודע לכך?
רוצה להראות שאינך מרוצה - אבל באופן מנומס?
כך תסיימו את המכתב
בדומה לפתיחת המייל, כך אנו יכולים ללמוד מה הם הניסוחים המתאימים לסיומת למייל, בהתאם למקרים השונים.
מעוניין לוודא שהצד השני ימלא את חלקו במשימה?
חושב שהצד השני ישמח לסיוע - הצע עזרה.
כך תרמוז על תקוותיך מהתכתובת
הכותב הוא מרצה בכיר במחלקה העסקית של ברליץ , בית הספר הבינלאומי לשפות והכשרות בינתרבותיות
לפנייה לכתב/ת 
