מבזבזים את הזמן? 9 טיפים לייעול ישיבות עבודה

דמיינו סיטואציה מישיבת עבודה טיפוסית: נקבעה פגישה מרובת משתתפים כהכנה לאירוע גדול של החברה; ברבע השעה הראשונה הנוכחים הכינו קפה והחליפו בדיחות, 45 הדקות הבאות הוקדשו לדיון בפונט המועדף של לוגו האירוע. שעה עברה וטרם החלו לדון במבנה האירוע, שלא לדבר על קבלת החלטות.

מדריכים נוספים למנהלים בערוץ הקריירה :

• מנהלים: 9 כללי ניהול שלא תלמדו באוניברסיטה
• קשה לנהל עובדים טאלנטים - כך תעשו זאת
• מנהל חדש? כך תתמודד עם עובדים מאוכזבים
  

אף שישיבות עבודה נתפסות לעתים כשעה מיותרת בלו"ז השבועי, חשוב לכל ארגון לקיים מפגש שבו המשתתפים מחליפים מידע, מתעדכנים, דנים בבעיות, מגדירים פתרונות, ויתרה מזו - פשוט נפגשים. קבלת החלטות משותפת מגבירה את היכולת ליישם אותן. זה הזמן שבו תהליכים בארגון מקבלים צורה וקורמים עור וגידים, אך בפועל - פעמים רבות ישיבות אלו דווקא מעכבות תהליכים.

ניהול לא נכון של הישיבה מוביל לבזבוז זמן המתגלגל על העובדים והמנהלים כאחד - לא רק בזמן הישיבה, אלא בעיכוב בזמני הביצוע ובאי יכולת לבצע החלטות בשטח על מנת להתקדם בישיבה הבאה. על מנת לגרום לישיבות להיות קצרות ויעילות, רצוי ליישם כמה המלצות פשוטות.

1. הגדרת רשימת הנושאים לדיון באופן ברור וממוקד

הגדרה מראש של סדר היום, תעלה את הסיכויים שהמשתתפים יגיעו לישיבה מוכנים ועם כל המידע הרלוונטי. חשוב להיצמד לנושאים המוגדרים מראש, ולהשאיר בסוף זמן לנושאים "קטנים" שלא נרשמו מראש בסדר היום. כך הדיון יישאר ממוקד במטרה שלשמה התכנסתם.

2. הגדרת מסגרת זמן לישיבה והקפדה על עמידה בלו"ז

הגדרה של מסגרת זמן כללית לישיבה, ומסגרת זמן ממוקדת יותר עבור כל נושא, תשאיר אתכם ואת הצוות שלכם ממוקדים בנקודות העיקריות - ופחות בזוטות. גם הגבלת זמן הסמול-טוק של תחילת הפגישה ל-3-4 דקות בלבד, ייעל את הישיבה ויכבד את לוחות הזמנים שלה.

3. זמנו את המשתתפים הרלוונטיים בלבד

השתדלו לזמן לישיבה רק את המשתתפים הרלוונטיים ביותר, על מנת למנוע מצב שבו יש יותר מדי "טבחים המקדיחים את התבשיל". כך תוכלו לשמור על הדיון ענייני וממוקד וכן לעמוד בסעיף הקודם - לוחות הזמנים.

4. חתרו לקבלת החלטות קונקרטיות אך גלו רגישות

בני האדם רגישים למעמדם ולמידת התרומה שלהם לארגון. לכן חשוב לתת מקום לביטוי למשתתפים, ועם זאת - לזכור כי צרכי הארגון קודמים וכי מטרת הישיבה היא לקבל החלטות.

5. הטלת משימות על המשתתפים

בישיבות מתעוררות בעיות הדורשות פתרונות. יש להחליט מי הגורם האחראי לביצוע המשימות ולהגדיר לוח זמנים ישים וברור. עירוב המשתתפים באופן אקטיבי, והבעת הערכה למאמציהם לפתרון הבעיה, מעלה את רמת המחויבות לנושא ולמציאת פתרון יצירתי.

6. התאמת המטלות לעובדים

יש להתאים את סוג המטלות ליכולותיו ולהכשרתו של העובד, תוך התחשבות בלוח הזמנים שלו. מנהל המחלקה העומד בפני פרויקט גדול, לא יהיה מרוצה מעומס עבודה נוסף שמוטל עליו, וסביר כי לא ישקיע בפתרון אולטימטיבי. אם מוטלת משימה על מי מהשותפים, והוא מנסה להתחמק ממנה, כדאי לנסות ולהבין את מניעיו - ובמידת הצורך להטיל מטלה שונה. הבנה וגמישות הן מילות המפתח.

7. תיעוד מסודר של הישיבה

רישום פרוטוקול, שיכלול את עיקרי ההחלטות שנתקבלו ואת המשימות שעל כל אחד הוטל לבצע ובאילו לוחות זמנים, הוא חשוב מאין כמוהו. בין כל יתר המטלות בעבודה, הפרטים נוטים להישכח. יש לנהל רישום מסודר של הישיבה, הכולל תאריך, שמות ותפקידי המשתתפים, נקודות עיקריות שעלו בישיבה, משימות (מי אחראי עליהן ומה הלו"ז לביצוען) - ולשלוח אותו לכל משתתפי הישיבה כדי למנוע אי הבנות.

8. הציבו איש בראש הישיבה

בביצוע פרויקטים בהשתתפות מספר מחלקות, בחרו גורם אחד והטילו עליו את האחריות על ריכוז ותיאום הפרויקט בין המשתתפים, על עמידה בלוחות זמנים ועל העברת עדכונים שוטפים.

9. החמיאו למשתתפים, והרבה

הביעו את הערכתם לעובדיכם באופן מפורט וספציפי ביחידות, והחמיאו להם בפומבי על עבודה שנעשתה היטב. מילה טובה יכולה לתרום לנאמנות של העובד לכם ולמקום העבודה אף יותר מתגמול כספי.