קיבלתם חוזה למשרד? היזהרו מהאותיות הקטנות

בשיתוף אתר הספקים

בין אם החלטתם לרכוש מדפסת בעלות של 6,000 שקלים או לשכור את שירותיו של מעצב פנים בעלות של 50,000 שקלים, כדאי שתבצעו בדיקת רקע מקיפה, ותוודאו שהאדם בידיו תפקידו את כספיכם פועל ברישיון ומנהל עסק חוקי, ולא רק. כל הפרטים שחשוב לבדוק בטרם חתימת חוזה להזמנת מוצר או שירות למשרד - בכתבה שלפניכם.

עוד בנושא:

המשרד החכם: הטכנולוגיה שמכווצת את צריכת החשמל בעסק

7 אפליקציות שחוסכות זמן בניהול המשרד

מצלמות האבטחה חושפות את הסודות המלוכלכים במשרד

בצעו בדיקת רקע וודאו שהעסק פועל ברישיון

כיוון שהרפתקאות כלכליות עלולות לסכן את העסק שלכם ואת שמכם הטוב

 מוטב להיעזר בכל האמצעים הקיימים בכדי לאסוף מידע על נותן השירות, ולסנן במהירות כאלה שנראים לכם בעייתים.

כיצד עושים זאת? היכנסו לאתר הבית של העסק וחפשו אסמכתאות לכשירות בעל העסק, חפשו אזכורים לשם העסק באתר פסקדין, הקלידו את שמו בגוגל ובדקו האם הוא נקשר באירועים בעלי ניחוח מחשיד, ובנוסף, פנו ישירות לבעל העסק ובקשו ממנו מספר ח.פ ואישור שהעסק פועל ברישיון. אם הוא אכן פועל באופן לגיטימי, בוודאי ישמח להציג בפניכם את האישורים המתאימים.

העדיפו שירותיו של נותן שירות מקומי

דרך חכמה למנוע תקלות היא לשכור את שירותיו של נותן שירות מקומי הפועל באזור משרדכם. בכך תפחיתו את הסיכון לעיכובים הנובעים מעומסי תנועה ותחסכו בדמי הובלה יקרים הנדרשים לרוב בעבור שירותים המתבצעים במרחק של מעל 30 ק"מ מבית העסק.

לאחר קבלת הצעת המחיר - ערכו השוואת מחירים ברשת

מראה הצעת המחיר מלמד רבות על נותן השירות ולכן חשוב לשים לב כיצד היא מוגשת: האם נכתבה במסמך מסודר הכולל את שם הספק ומספר רישיון העסק? האם ההצעה מכילה מפרט מסודר של העבודה או השירות ומחיר ברור בצדם? האם ההצעה כוללת מחיר סופי הכולל מע"מ? ולבסוף, האם מצוינים בהצעת המחיר פרטים ליצירת קשר עם הספק?

ככל שהצעת המחיר יותר מעורפלת כך גדל הסיכוי שמולכם נותן שירות בעייתי שעלול לגרום לכם לכאב ראש, עיכוב בעבודה והפסד כספי.

אם הצעת המחיר נראית לגיטימית עברו לחלק השני בבדיקה הכולל השוואת מחירים. ניתן לעשות זאת בשני אופנים: הראשון הוא לבקש הצעות מחיר למפרט או שירות דומה מספקים אחרים בתחום, והשני הוא לבצע השוואת מחירים באתרים ייעודיים הכוללים מחשבונים להערכת מחיר.

ערכו תיאום ציפיות שימנע מריבות בהמשך

עברתם את שלב הצעת המחיר והגעתם לשלב תיאום הציפיות, שהוא השלב הקריטי.

 זה המקום לסנכרן את רצונותיכם מול יכולתו של הספק להוציאם לפועל. בכדי לפרוט את האמרה הערטילאית ל"משהו שניתן לעבוד אתו" בקשו לדעת מהן האלטרנטיבות שמציע נותן השירות במקרה שלא יוכל לספק את דרישתכם המקורית.

לדוגמה: אילו מדפסות יוכל להציע לכם בטווח מחירים זהה אם זו שבחרתם בה אינה זמינה האם יוכל להתקין במשרדכם קיר גבס מעוצב אם שבירת קירות לא תתאפשר. מתשובותיו תלמדו האם ביכולתו להציע פתרונות יצירתיים תוך שמירה על התקציב שנקבע.

בקשו לקבל אסמכתאות כתובות וחתומות

עליכם לאסוף ולשמור תיעוד של כל החלטה, שינוי או הרחבה של העבודה או השירות. לתכתובת זו חשיבות עליונה במקרים בהם תקלות ייגמרו במפח נפש וחור בתקציב, ויתעורר הצורך לפנות לרשויות בכדי לקבל פיצוי.

חשוב לשמור כל מסמך רשמי ולא רשמי, מייל, הודעת טקסט, וואטסאפ ואפילו להקליט שיחות טלפון במידת הצורך, על מנת שיהיו בידיכם כל ההוכחות להתנהלות ולהתחייבויות של נותן השירות כלפיכם.

קבעו לוח זמנים ברור למשימה

טווח הזמן הצפוי לקבלת מוצר מבית דפוס הוא עד 14 ימי עבודה, טווח הזמן לקבלת שליחות לא דחופה הוא עד 3 ימי עבודה וטווח הזמן לשיפוץ המשרד עלול להתארך עד ל- 3 חודשים. אומנם קשה לקבוע לוח זמנים מדוקדק, אך בהחלט צריך וניתן לקבל הערכת זמן מנותן השירות להשלמת המשימה.

בכדי לדעת אם הערכת הזמן שקיבלתם סבירה ומקובלת, בדקו הערכות זמן לביצוע עבודות דומות באתרים פרטיים וממשלתיים וכן במדריכים מקצועיים.

קבעו מנגנון פיצוי למניעת תקלות

נותן שירות שמחויב להעניק פיצוי ללקוח אם לא סיפק את מבוקשו, העניק שירות גרוע או חרג מהחוזה, ייזהר במעשיו וימנע ככל יכולתו מנזק כלכלי לעצמו. לכן, כדאי לנהל משא ומתן עם נותן השירות ולקבוע מנגנון פיצוי במקרה של תקלה לא סבירה.

לדוגמה: איחור של יום באספקת מדים לעובדי המשרד אומנם לא נעים, אך נחשב לאיחור סביר בייחוד אם ייצור המדים נעצר בשל קריסת מערכת החשמל ביום גשום וסוער. לעומת זאת, איחור של יומיים ויותר מזכה אתכם בפיצוי מנותן השירות, גם אם יש תירוץ נהדר לאיחור.

כיצד קובעים את מנגנון הפיצוי? בעזרת שכל ישר וכושר מיקוח. הצעתנו היא לבקש הנחה בגובה 20%-30% בכל מקרה של איחור לא סביר או מתן שירות לקוי או הנחה משמעותית בהזמנה הבאה, במקרה שתחליטו להמשיך את ההתקשרות עם נותן השירות.

שמרו על ערוצי תקשורת פתוחה עם נותן השירות

האמצעי האחרון שיסייע לכם לקבל שירות ראוי הוא "להראות נוכחות בשטח". שמרו על קשר טלפוני עם נותן השירות וודאו הגעתו בהתאם ללו"ז, בדקו שכתובת משרדכם מצויה בידיו, שההזמנה אכן תואמת את מבוקשכם ושהכל מתנהל כשורה.

צרו קשר עם נותן השירות לאורך תקופת ההתקשרות ובייחוד יום אחד לפני מועד האספקה המתכונן, בכדי להיערך במידה וצפויים עיכובים או שינויים שישפיעו על עבודתכם.