ישיבה זה לא בורקסים ובדיחות. כך עושים זאת
שתייה, כיבוד, בדיחות, צעקות, וריכולים - ובסוף מחליטים שלא להחליט? אם ככה נראות הישיבות אצלכם בארגון, כדאי שתשמרו על כמה כללים. אספקת קרואסונים זה לא אחד מהם. אולי תגלו שעדיף בכלל לסגור עניין בדוא"ל או בארבע עיניים
פעם בשבוע, בדרך כלל ביום חמישי, נפגשת שדרת ניהול הביניים והבכירה, דנה באירועי השבוע האחרון, בנושאים שעל הפרק, ובצפי לשבוע הקרוב. זו לפחות המטרה המוצהרת. בפועל, מנהלת כוח האדם עסוקה בלהתלוצץ עם סמנכ"ל הכספים. מנהל התפעול עסוק בלאהוב לשמוע את עצמו, המשנה למנכ"ל מביע את דעתו על כל דבר, ומשום מה כל שאר האנשים חושבים כמותו.
הגננת, או בשם המוכר שלה, המנכ"ל, עסוק בלהפריח סיסמאות בעלות חזון לאוויר, שמיתרגמות לשום דבר פרקטי. הוא חותם את הישיבה, לא לפני שהסובבים עורכים סיבוב נוסף על הבורקסים, ומנהלי דרג הביניים כבר מעסים את הצוואר כי נתפס להם השריר האחראי בגלל ההנהון. עוד ישיבה מוצלחת הסתיימה. המצב גרוע עוד יותר בישיבות המזדמנות שגם הן גוזלות זמן יקר ומועילות מעט מאוד - אם בכלל.
נשמע מוכר? מתברר שאפשר גם אחרת.
"רוב הישיבות המזדמנות (לא אלו הקבועות המתבצעות כל פרק זמן מסויים) ברוב הארגונים אינן צריכות להתקיים. הן מהוות בזבוז זמן של כל הנוכחים ומייצגות היטב את הפרדוקס הניהולי לפיו מרוב ישיבות לא מספיקים לעבוד", אומרת מנכ"ל BossProblem - הפורטל להצלחה בעבודה, אורית-קלייר ארזי. לדבריה, ישיבה צריכה להיות הפתרון האחרון.
בטוח שצריך ישיבה?
מהן החלופות? ובכן, משיחה טלפונית, דרך דוא"ל, לימוד ופיתרון עצמאיים, ועד התייעצות עם מומחה מטעם הארגון לעניין. "רק אם כל אלו לא סייעו בהגעה לפיתרון, אפשר לזמן ישיבה", אומרת ארזי. אבל גם אז חשוב שלא לבזבז את זמנם של הקולגות שלך.
עודף משתתפים פוגע לרוב באפקטיביות הישיבה: היא אורכת יותר זמן, ריבוי הדעות, העמדות, והשאלות פוגע בסיכויים לצאת משם עם החלטות, וכמובן שיש ערך כספי אבוד לכל דקה בה במקום לעבוד, האדם יושב ומקשיב לעניין שתרומתו האפשרית לו מועטת, אם בכלל.
ד"ר שמוליק צרפתי, יועץ ארגוני ומנכ"ל משותף בחברת profit לייעוץ ארגוני ושיווקי מסביר שמעבר למחיר הארגוני שמשלמת החברה על ישיבות לא אפקטיביות, מצטרפת לכך הרגשת המשתתפים על רקע בזבוז זמנם. "הישיבה הופכת מכלי לשיפור והתמודדות ארגונית - לנטל על המשתתפים". חשוב, הוא אומר, "להגדיר נושא ומטרות לישיבה לפני כינוסה; רק אחר כך לאתר את המשתתפים הרלוונטיים".
הוא מוסיף ש"לא כדאי להעמיס יותר מדי ישיבות על מספר מועט של בעלי עניין בארגון", אך מצד שני חושב ש"יש לבחור כמה שיותר פונקציות משתתפות שונות. כך לדוגמה, בישיבת שיווק שלבו מדי פעם איש כספים, או איש מחקר ופיתוח כדי לחשוב מחוץ לקופסה".
ארזי מדברת בשבחי המינימליזם בישיבה. היא מבהירה שחשוב שהמשתתפים בה יספקו ערך מוסף כמו "ידע מקצועי ייחודי הרלוונטי לנושאי הדיון, ניסיון ייחודי רלוונטי, או זוית ראייה לא שגרתית – בעיקר אם נדרש פתרון יצירתי וחדש לבעיה מתמשכת". גם אז, לדבריה, אין צורך לזמן את כל מי שעומד בקריטיונים האלו: " צריך את מספר המשתתפים הנמוך ביותר מבין אלו בעל פוטנציאל הערך המוסף הגבוה ביותר".
רינת קרן-הרמן, מנכ"ל Mind, גיוס עובדים מקצועי וייעוץ ארגוני, אומרת שהמלצתו של צרפתי נכונה בעיקר לישיבות סיעור מוחות. "יש ישיבות אופרטיביות שדנה בדרך פעולה ובסיומה מגיעים להחלטות ביצועיות ויש ישיבות - שצריך לאסוף כמה שיותר חלופות, על מנת לבחור מתוכן בסופו שלדבר נצטרך ישיבה אופרטיבית. בישיבה אופרטיבית עדיף מיעוט משתתפים - אך צריך לבחור אותם טוב. בישיבת בריינסטינג ניתן לזמן יותר משתתפים ומתחומים שיאפשרו יצירתיות".
הכללים לישיבה הנכונה
- הכנה מראש: החלטתם על כינס ישיבה? דאגו שהנוכחים ידעו מבעוד מועד מה על הפרק ויגיעו מוכנים. צרפתי אומר שיש לנסח טופס ישיבות אחיד בו מספר שורות על כל נושא ישיבה שיועבר מספר ימים טרום הישיבה למשתתפים. גם ארזי אומרת שמנהל הישיבה צריך להבהיר מבעוד מועד מה צריכים הנוכחים להביא לישיבה ובמה ידונו.
- הגדירו לוחות זמנים לישיבה ולכל נושא לדיון. חשוב שהנוכחים יבינו כמה זמן עומד לרשותם להתייחס לכל נושא על הפרק, ומתי הישיבה תסתיים. חריגה מהזמנים, אומרים המומחים, מעודדת "מריחה" וחוסר יעילות. עם זאת, יש לשמור על מסגרת זמן הגיונית שתאפשר הצגת הבעיה, דיון והחלטה.
- לפעמים כדאי למנות "פרקליט שטן", אדם שיאתגר את ההנחות והרעיונות של הנוכחים וימנע טעויות. קרן-הרמן מבהירה שזה נכון בעיקר לישיבות חשובות, והכרעות משמעותיות. צרפתי מוסיף שאת תפקיד הפרקליט צריך למלא אדם אחר בכל פעם.
- אל "תסרסו" את הבעת הדעה. "אם אתם מנהלים את הישיבה – פתחו אותה באופן כללי (משפט אחד או שניים) ובעיקר נעלו וסיימו אותה אתם אחרי ששמעתם את מגוון הדעות", אומר צרפתי. ארזי מסכימה, אך מבהירה ש"על מנהל הישיבה להיות מוכן להיות האיש הרע ולקרוא לסדר על סטייה מהנושאים". מנכ"ל נועל ישיבה – לא פותח אותה.
- לרשום את הכל בפרוטוקול. "בלי תיעוד לא יהיה מעקב אחר ההחלטות, וביצוען", אומרת ארזי. היא מוסיפה שכל ישיבה צריכה להתחיל במעקב אחר ביצועי ההחלטות מהישיבה הקודמת תוך רישום מי אחראי על מה. צרפתי מרחיב ואומר ש" בישיבות רבות אנשים נוטים להציע דברים, לפתח ולחשוב על מודלים יצירתיים לפיתרון - כשבסוף אף אחד לא מוציא אל הפועל", ומכאן חשיבות הרישום והמעקב.
- הבעת דעות, דיון, וביקורת - לא בישיבות דרבון. קרן-הרמן מוסיפה שלפעמים עושים ישיבות על נושאים שכבר ניתנו בהם החלטות - על מנת לדרבן ולשכנע את העובדים. "חשוב לא לתת במה לדיונים עקרים - כשאין אופציה אמיתית לשינוי ההחלטות", היא אומרת.
ומה עם כיבוד?
צרפתי מאוד בעד כיבוד. "צריך גם ליהנות מהישיבות, קצת כיבוד לא יזיק, הוא אומר. בניגוד אליו ארזי מאוד נחרצת בשלילתה את מיני הבורקסים והבייגלה וקולות הפצפוץ שמלווים ישיבות.
"ישיבה מוגבלת בזמן המנוהלת נכון צריכה להיות מלווה בשתייה בסיסית בלבד. זה מבהיר שאנחנו כאן כדי לדבר ביזנס ולא באיזו קפיטריה להריץ דחקות וריכולים".
לסיום, ממליצה קרן-הרמן, על יום שבועי ללא ישיבות. "הרבה מאוד ארגונים מגיעים למצב שיש כל היום ישיבות - ושום דבר לא נעשה עד סוף היום - ורק אז ניגשים לעבוד. יום כזה יאפשר ביצוע החלטות, ואלי יפתח פתח להבנה שצריך לצמצם ישיבות ככלל. אחרי הכל, אפשר לסגור דברים גם בפורום של שני אנשים".
לפנייה לכתב/ת 
