פריצת דרך בעסק הקטן שלך
רגע לפני ששנת 2011 מסתיימת ושנת 2012 מתחילה, נוצרת הזדמנות לבחון את הישגי העסק ולראות כיצד ממשיכים מכאן. גיל אורלי מסביר כיצד לנצל את ההזדמנות בכדי ליצור פריצת דרך בעסק
סוף השנה הוא זמן קריטי בעסק, שכן זו תקופה בה משתדלים לתכנן הוצאות ולהגביר מכירות, לנהל את המלאי ולעבור על ספרי החשבונות. למלחמה על סוף השנה חשיבות עליונה שכן, על פי מחקרים שנעשו בתחום, רק 83% מהעסקים הקטנים והבינוניים שורדים את השנה השנייה, ורק קצת יותר ממחצית מעסקים אלו שורדים את השנה החמישית, אך לא פחות חשוב לתכנן את העתיד הקרוב של העסק.
- אשראי לעסק מהבנק - התמקחו על העמלות
בתקופה זו בעלי העסק יכולים לבחור האם להמשיך כרגיל, או להקדיש זמן לתכנון העתיד העסקי שלהם. אלו שמחליטים לתכנן את העתיד העסקי יכולים לבחור גם כן האם להסתפק במטרות צנועות לגדילה ברווחים או במכירות בשנה הקרובה, או האם לנסות ולמצוא את פריצת הדרך בעסק שתכפיל את הרווחים ותשים את העסק במקום אחר לגמרי.
תהליך פריצת הדרך לעסקים
פריצת דרך עסקית עוברת בתהליך בן 5 שלבים, המתחיל בלימוד הנתונים של העסק כיום, עובר דרך שאלות שמסייעות לאתר את ההזדמנות לפריצת דרך, ממשיך בהשלמת האמצעים ואחריהם בתוכנית עבודה מפורטת, ומסתיים במדידה ובקרה המלווים את העסק לאורך השנה הבאה כולה.
לאחר איסוף הנתונים, יש להשוות אותם אל מול שלושה מדדים: תכנית העבודה לשנת 2011, יעדי ההכנסה נטו של בעל העסק, וביצועים של חברות דומות. באמצעות ההשוואה, בעל העסק יוכל לגלות את מקומו בשוק אל מול המתחרים, את טיב התמחור שלו, את נכונות מבנה האשראי ותזרים המזומנים, את מוקדי הרווח וההפסד של העסק, את שיעור הרווחיות האמיתי ואת ההכנסה בפועל. ניתוח נכון של הנתונים יאפשר להגיע לתובנות עסקיות חשובות, להבחין בין הרווחים שמופיעים על הנייר לסכומי הנטו המופיעים בחשבון, ולייצר מטרות טובות וממוקדות מבעבר.
שלב השאלות
לאחר שהעובדות אודות מצב העסק צפו על פני השטח, הגיע הזמן לבחון לאן ממשיכים מכאן. עסקים רבים נוטים להסתפק בשאלה אחת בלבד בשלב זה: "בכמה הייתי רוצה שהעסק יגדל בשנה הבאה ביחס לשנת 2011?".
שאלה זו היא שאלה בעייתית, שכן על אף שהיא מאפשרת לעסק להתקדם צעד אחר צעד, היא שמה את המוקד על מחזור הפעילות ולא על הגדלת הרווח, שהיא היעד האמיתי של העסק. בנוסף, שאלה מסוג זה אינה מאפשרת לפרוץ ולממש הזדמנויות גדולות, אלא מגבילה אותנו למרחב המוכר והבטוח שלנו.
הגישה האימונית אומרת שבעל העסק הוא גם המגבלה של העסק. הסיבה לכך שאנחנו פועלים במסגרת אוסף של אמונות, גישות וכישורים שהם שלנו, מהר מאד בכל עסק מגיע הגבול שממנו נעצרת הצמיחה, והוא נקרא תקרת הזכוכית של בעל העסק. לפרוץ אותה, נדרש להעז ולהסתכל אל אזורים שלא מוכרים לבעל העסק.
בכדי למצוא את ההזדמנויות ולבחון את הדרכים לממש אותן, יש צורך לשאול שאלות נועזות יותר וליצור פאנל סיעור מוחות שיאפשר לפרוץ את הגבולות. מכיוון ששדרת הניהול בעסקים קטנים מצומצמת מאד, מומלץ להשתמש ביועץ עסקי, כמו גם במומחים מתחומי הניהול וכן באנשים חכמים ובעלי תכונות מצוינות. חשוב שאנשים אלו יהיו אלו שחושבים אחרת מבעל העסק ולא מתביישים להביע דעה מנוגדת, שכן רק כך יוכלו לצוץ זוויות הסתכלות נוספות, ואפשרויות שלא היו עולות אחרת.
השאלות בהן יעסוק סיעור המוחות יכולות להיות למשל, "איזה תנאי דרוש בכדי להכפיל את הרווח ואף יותר?", "מה צריך לקרות בכדי שהלקוחות יעדיפו אותנו על המתחרים?" או "אם היה לנו תקציב גדול, כיצד היינו משתמשים בו?"
השלמת האמצעים
לאחר שנאספו הנתונים של נקודת המוצא לשנה הבאה, והאפשרויות העומדות בפני העסק הוצגו, מגיע הזמן לנסות ולגשר ביניהן. כדי לעשות זאת, על בעל העסק ולמצוא מהם הכלים והמשאבים שחסרים לו בכדי להגיע למיצוי האפשרויות שנבחרו.
שלב השלמת האמצעים הוא שלב מפתח להצלחת העסק. הוא עוסק בקבלת ההחלטות כבדות המשקל. שלב זה יכול לעסוק בתחום צמצום העלויות תוך הגדרת הדרך שבה הצמצום לא יפגע בפעילות העסק. כך למשל, אם מתוכננים פיטורים או שינוי מבנה ארגוני, על בעל העסק להעריך את ההשלכות, ולמצוא את הדרך לניהול הפיטורין כך שלא יגררו אחריהם נטישה של אנשי מפתח בעסק.
השלמת האמצעים יכולה לעסוק גם בהשקעה לעתיד, שתגדיל את ההוצאות בטווח הקצר עקב קליטת עובדים, רכישת ציוד חדש, הקצאת תקציב לשיווק, או פיתוח מוצרים חדשים. במקרה זה יהא עלינו לחשוב כמשקיעים ולבחון האם ההוצאה מוצדקת והאם אנו צופים בסבירות גבוהה שהיא תגדיל במידה נכרת את הרווחים?
תוכנית העבודה
כאשר אנו שואפים לנצל הזדמנויות, עלינו ליצור תוכנית עבודה רב שנתית, ולא רק תוכנית עבור שנת 2012. השאיפה לפרוץ קדימה יוצרת תהליך בו כל שינוי משפיע גם על רכיבים אחרים. כך למשל, השקעה בעובד נוסף תגדיל בעתיד את היקף המכירות, היא כרוכה בהוצאות נוספות כמו עמדת עבודה, והוצאות נלוות כגון שכר, עלויות מעסיק ועוד.
קליטת העובד מלווה בהתחלה בהוצאות וירידה בהכנסות ורק לאחר תקופה עלייה בתוצאות ועל כן צריך להתייחס אליה בתוכנית העבודה ולהערך בהתאם. באופן כללי, תכנון נכון של ההשקעות, והגדרת מועדים משוערים בהם יראו החזרי השקעה, יאפשרו למנוע עומס כלכלי ולתכנן נכון את הצעדים לעתיד.
חשוב לפרק את תוכנית העבודה שלנו לתוכנית חציונית, רבעונית וחודשית, שבכל אחת מהן יוגדרו יעדים להשגה, ומולן ימדדו התוצאות הפועל. כמובן שבכדי שהתוכנית תביא לפריצת הדרך המיוחלת, כל אחת מהמטרות הכתובות בה צריכות להיות ניתנות למדידה ולמעקב. תוכנית העבודה צריכה לכלול גם מרווח בטחון, ואת היכולת להתמודד עם משברים בלתי צפויים, שיאפשרו לעסק להתמודד גם עם אירועים בלתי מתוכננים.
מדידה ובקרה
לאחר שתוכנית העבודה התגבשה, יישומה יתבצע במהלך שנת 2012 על ידי מדידה של התוצאות בפועל, והשוואתן לתחזית. עוד חשוב להבין כי תוכנית העבודה היא כלי שצריך להיות בשימוש שוטף, ולא מסמך שמסתכלים עליו פעם בשנה. התוכנית היא מצפן שמכוון אותנו לעבר ההצלחה, ועסקים שילמדו להשתמש בו כיאות יוכלו להתגבר על משברים וסערות בעסק ולהמשיך בכיוון הנכון.
לסיכום, הגדרה של שאיפות גדולות, יצירת תוכנית להשגתן ובקרה לאורך הדרך מגדילים את סיכוייו של עסק להפוך מ"שורד" למוביל. סוף השנה, המהווה גם כך נקודת חשבון נפש כלכלי היא הזדמנות להחליט היכן נרצה לראות את העסק בעתיד, ולהתחיל לפעול בכיוון.
גיל אורלי הוא מנכ"ל חברת יבולים המתמחה באימון וייעוץ כלכלי למשפחות ולעסקים
לפנייה לכתב/ת 
